Поиск

Этикет на видеоконференциях, или как культурно провести совещание в Zoom?

Этикет на видеоконференциях, или как культурно провести совещание в Zoom?

Текст: Buro247.kz


Всего за три месяца трафик активных пользователей Zoom вырос с 10 миллионов в день до 200 миллионов. Для большинства видеоконференции были редкими событиями, сейчас же мы проводим деловые встречи перед камерой, говорим с родными по вечерам и устраиваем виртуальные вечеринки по выходным с друзьями. Появился ли за это время цифровой этикет? Как оказалось, даже незначительные задержки в связи или неуместное поведение могут негативно повлиять на ваших собеседников и испортить мнение о вас. Например, исследование 2014 года, проведенное немецкими учеными, показало, что задержка всего на 1,2 секунду во время разговоров по телефону или видеоконференции может заставить собеседника почувствовать, что вы менее дружелюбно настроены либо не заинтересованы. Поэтому, чтобы помочь вам уберечь себя от таких проблем, мы поговорили с экспертом рынка труда Диной Абылхожиной и вместе собрали несколько советов о том, как вести себя во время рабочих собеседований в онлайн-режиме.

Во-первых, если в ваших полномочиях организация видеоконференции, обозначьте дату и время совещания заранее. Оптимально – обговорить её за день. Необходимо обозначить не только время, но и цель предстоящей конференции: если есть надобность, (например, если не все собеседники в курсе всех нюансов проекта) распишите тему, чтобы участники смогли подготовиться.

 

Этикет на видеоконференциях, или как культурно провести совещание в Zoom? (фото 1)

 

В начале разговора не забудьте спросить, как поживают ваши коллеги. Стоит помнить, что многим социальная изоляция дается с большим трудом. Далее, если вы понимаете, что в группе есть человек, который не знаком с приложением для видеозвонков, проведите краткий ликбез и всем участникам напомните о правилах. Например, больше всего неудобств во время переговоров доставляет то, что люди забывают отключить микрофон. Сами того не понимая, они могут помешать разговору, так как любое шуршание или движение может быть воспринято компьютером как речь и передаться остальным как громкий шум. Поэтому, когда кто-то говорит, напомните коллегам, что всем необходимо выключить свои микрофоны. Чтобы сгладить процесс, можно договориться о том, что каждый человек перед тем, как сказать что-либо, сначала "поднимает" виртуальную руку и только потом включает микрофон, чтобы озвучить свой комментарий либо вопрос.

Конечно, если у вас есть расписанный регламент встреч, необходимо его озвучить в начале разговора (звонка) и снова презентовать повестку, пункты для обсуждения и то, сколько времени у вас есть на обсуждение каждой позиции (или на встречу в целом). Часто люди выходят за временные рамки, поэтому лучше всего назначить модератора, который будет следить за тем, чтобы собеседники шли по точному плану. Обычно выбор модератора происходит естественным образом: тот, кто создает “встречу”, и становится этим человеком.

 

Этикет на видеоконференциях, или как культурно провести совещание в Zoom? (фото 2)

 

Если вы модератор, помните, что также очень полезно делать заметки по всему сказанному во время совещания, точно так же, как и в жизни. Вы можете также предложить договориться о частоте брейков или предлагать их с учетом того, насколько ваши коллеги чувствуют себя уставшими (если совещание долгое).

Важно помнить, что не у всех есть отличное подключение к интернету, поэтому стоит ожидать каких-то технических неполадок и быть готовыми остановиться, если видите, что кто-то неактивен. Более того, старайтесь соблюдать некий баланс между паузами и обсуждениями. Во время встреч вживую, помимо наших слов, мы также считываем жесты и взгляды собеседников, но удаленно это делать намного сложнее и в какой-то степени даже невозможно, поэтому стоит давать своим коллегам передышки.

Если вы спикер, старайтесь смотреть в камеру, не на экран. Для вас это может показаться контринтуитивным, но здесь стоит подумать о своих коллегах. Так ваши собеседники смогут почувствовать, что вы смотрите на них, а не куда-то в сторону, тем самым вы сможете не просто получить их внимание, но и усилить вовлеченность коллег в то, о чём вы говорите. Обязательно проверьте, что ваша камера находится на уровне ваших глаз.

 

Этикет на видеоконференциях, или как культурно провести совещание в Zoom? (фото 3)

 

Не будет лишним напомнить, что крайне важно исключить суету, которая может наблюдаться вокруг вас. Другими словами, предупредите домочадцев о том, что у вас совещание. Даже если с вами рядом оказался домашний питомец, не обращайте на него внимания. Не обязательно полностью соблюдать дресс-код, но из уважения к своим же коллегам не стоит появляться в пижаме, отдайте предпочтение чему-нибудь нейтральному.

Если вы говорите, важно отключить звук уведомлений – как на компьютере, так и в телефоне. Даже если вы что-то заметили, не отвлекайтесь. Если вы будете отвлекаться, то ваши коллеги могут почувствовать ваше неуважение к ним и к их времени. Более того, лишние звуки могут затянуть сам процесс, что тоже может неблагоприятно сказаться на общем настроении. Не пытайтесь одновременно закончить какие-то другие дела – помните о том, что вас все видят, и всем это станет понятно, когда вы возьметесь за телефон.

Статьи по теме

Подборка Buro 24/7

Оставьте комментарий

Больше